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製品導入の前に

オフィス

文書管理システムを導入すれば、業務の大幅な効率化やコストカットが見込めます。ただ、導入する前に整理すべきポイントをいくつかチェックしておきましょう。まず、利用目的に優先順を付けていきましょう。一口に「文書管理システム」と言っても、製品は数多く存在します。どのような目的のもと利用するのか、どのような機能に重きを置きたいのかなど、それらを見極めた上で商品選びを行なうようにしましょう。そのためにも利用目的の優先順位付けはとても大事なのです。次に、部署ごとに課題を立ち上げていきましょう。文書管理システムを導入した場合、部署ごとにどれだけの量の文書が取り込まれることになるのか、そして導入後閲覧や書き込みに関する権限はどうなるのかなど、これらのことを中心に課題となる部分を1つずつ整理していきましょう。

文書管理システムは、現在様々な業種が導入、利用しています。工場や製薬会社、会計事務所など、その業種は実に様々です。どの業種が、どのような目的のもと導入し、そして導入後どのような成果を得ているのか、これらはネット上にある文書管理システム関連の情報系サイトから得られます。このような情報は業種に自社の業種はもちろん、他業種によるものも大いに参考になるので、積極的に仕入れるようにしましょう。文書管理システムの製品をいくつも紹介している比較サイトやおすすめサイトを利用すれば、製品選びの際の比較材料が得られます。